Standartlar ve Standartların Gelişimi: Sayısal Belge Dönüştürme

Standartlar ve en iyi uygulamalar, elektronik belgelerin yönetiminde kritik kaynaklar olarak tanımlanırlar. Bunların RIM’deki rolü nedir? Standartlar elektronik belgelerin yönetimi açısından önemliyse, arşivciler ve Belge yöneticileri bu sürece nasıl daha iyi katılım sağlayabilirler? Günümüzdeki standart geliştirme süreçleri birbirine uyumlu mu? Bu süreç, teori ve pratiği yansıtan bir standardı hayata geçirmek için doğru uzmanlık ve teknik beceriyi bir araya getirmekte ne kadar yeterlidir? Bu vaka incelemesi, bu soruları cevaplamak üzere Dijital Belge Dönüştürme Süreci’ni incelemektedir.

Sayısal Belge Dönüştürme Süreci: Program Planlama, Gereksinimler, Prosedürler, ARMA International’ın Standartlar Gelişim Komitesi’nin (DRC) geliştirdiği en güncel standarttır. Bilişim teknolojisindeki hızlı gelişmeler karşısında uzmanlar, sayısal olarak doğan kayıtların ileride de erişilir olmaları için ortamlar, formatlar ve bilgi sistemleri arasında dönüştürülmesi gerekeceğini fark etmişlerdir. Burada yapılması gereken, elektronik belgelerin dönüştürme süreci öncesinde, sırasında ve sonrasında güvenilirliğini sağlamak için, kayıt tutma gereksinimlerini teknik bir sürece dahil etmektir. Dijital Belge Dönüştürme Süreci (DRCP) planlama, gereksinimler ve gerekli prosedürler konularında belge uzmanlarına kaynak sağlar.

Geçmiş

ARMA SDC 2001 yılında Kayıt Sistemleri Kuvveti için Dönüştürme / Taşıma Kriterleri’nin yaratılmasını onayladı. Projeyi yola koymak için uğraşla geçen iki yılın ardından, iki nedenden dolayı çalışmalar durdu. Birincisi, projenin bir odak noktası yoktu. Baştan düşünüldüğü gibi çalışma alanı fazla genişti, bu da çalışma kolu üyelerinin konuyu mantıksal bölümlere ayırıp üzerinde çalışmalarını zorlaştırıyordu. İkincisi, elektronik belge yönetimi hakkındaki standart geliştirme projelerinin karmaşık oldukları ve kendini tamamen konuya verip üzerinde sürekli çalışacak kişilere ihtiyaç olduğu açıkça ortadaydı. Dönüştürme süreci konusunu hepten bırakmak istemeyen ARMA SDC, 2003 yılında proje için güvenli fon bulma stratejilerini araştırdı. SDC’nin bulduğu potansiyel fon kaynaklarından biri, Ulusal Tarihi Yayın ve Belgeler Komisyonu’nun (NHPRC) Elektronik Belge Araştırma Ortaklık Programı’ydı. Bu incelemenin yazarı o programa başvurdu ve 2004-2005 dönemi için ortaklığa hak kazandı.

NHPRC ortaklığıyla birlikte DRCP standart geliştirme projesi sıfırdan başlamış oldu. Dönüştürme projesinin amacı, öncekiyle aynıydı: potansiyel bir ARMA / ANSI standardı geliştirmek. ARMA SDC projeyi onayladı, bir çalışma kolu yöneticisi seçildi ve Proje Başlangıç Bildirme Sistemi (PINS) başlatılmış oldu. Çalışma kolu yöneticisi PINS formunu tamamladı ve ARMA International da formu ANSI’ye sundu. Özetle, PINS formu ANSI’yi potansiyel bir standart oluşturma amacı konusunda bilgilendirir. Bunun üzerine resmi bir katılım çağrısı yayınlandı. Çağrı, ARMA’nın uluslararası internet sitesinde de yayınlandı. Ayrıca birçok liste ve ilgili organizasyona da iletildi. Bunun yanında, çalışma koluna katılım için profesyonel yayınlara kısa makaleler yazıldı. Amaç, standardın taslağını geliştirme işini yapacak, konuyla ilgilenen üyeler bulmaktı.

Bir çalışma planı oluşturuldu ve her başlık için yazım ekipleri düzenlendi. Çalışma kolu yöneticisinin NHPRC fonu sayesinde tuttuğu, yarım gün çalışan bir yüksek lisans öğrencisi, proje yönetimine büyük katkılar sağladı. Çalışma kolu, çalışmalar için tartışma grupları, e-posta ve konferans görüşmelerinden büyük ölçüde yararlandı. Dönüştürme projesinin çalışmaları 12-15 aylık bir dönemde tamamlandı ve 2005 onunda, standardın çalışma taslağı hazırdı. Metinler bir araya getirilip kapsamlı bir düzenlemeden geçirildi ve çalışma taslağı inceleme ve yorumlama için tüm çalışma kolu üyelerine, ayrıca ARMS SDC’ye gönderildi. 2006 yılında standart taslağı, inceleme ve yorumlar için kamuya açılmaya hazırdı. 2007 Mart ayında ANSI taslağı resmî standart olarak onayladı.

Standart Gelişimindeki Etkenler

Standartlar konusundaki hareketlilik, büyük ölçüde bilişim ortamının hızla değişmesinden kaynaklanmaktadır. Elektronik belgeler, internet ve sayısız yeni teknolojik araç, kurumların çalışma şeklini değiştirmektedir. Dolayısıyla profesyonel standartlarımız bu teknolojik araçların ve belgelerin uyumlu olmasını sağlamalıdır. Güncel etkenlerden bazıları şunlardır:

1) Rollerin ve sorumlulukların değişmesi.

Kurumlarımız içindeki rollerimiz değişmiştir. Elektronik belgeler ve elektronik arşivleme, arşivcileri ve kayıt yöneticilerini kimliğimi ve görevimizi yeniden tanımlamak zorunda bırakmaktadır. Eskiden bir mesleğe ait olarak görülen işlevler, artık otomasyona girmiş bir bilgi sisteminin parçası olarak görülmelidir. Ayrıca elektronik bilişim sistemleriyle çalışmak, belge uzmanlarının çeşitli programlar ve teknik ekiplerle iletişim kurup beraber çalışması zorunluluğunu da getirmektedir.

2. Uygulamaların Yeniden Belirlenmesi.

Kayıt tanımlama, sınıflandırma, saklama ve korumaya dair temel uygulamalar, giderek daha karmaşık hale gelen teknik ortam çerçevesinde yeniden tanımlanmalıdır.

3. Daha Fazla Araç Ve Kural.

Federal ve devlet düzeyindeki güncel yasalar, çeşitli elektronik teknoloji ve süreçlerin kullanımına yetki vermiş, hatta bazı durumlarda zorunlu kılmıştır. Örneğin Eğitim Bakanlığı, para transferleri için elektronik imza kullanımının standartlarını saptamış ve kısa süre önce de belli tipteki akademik öğrenci kayıtları için elektronik imza kullanımına dair bir açıklama yayınlamıştır. Birçok eyalet elektronik belge yönetimine dair yasalar veya idari kurallar çıkarmıştır. Bu yasal zorunlulukların çoğu “kural ve standartların yürürlüğe girmesi” veya “elektronik arşivleme koşullarına uymalıdır” ibaresi yer almakta, ancak anlamları yeterince açıklanmamaktadır.

4. Bilgi ve Becerilerin Geliştirilmesi.

Arşivcilerin ve kayıt yöneticilerinin ilk öğrendikleri şeylerden biri, elektronik belge yönetimi için başkalarıyla ortak çalışmanın gerekli olduğudur. Programın hedeflerine ulaşmak için bir kurum dahilindeki tüm RIM oyuncularıyla bilgilerimizi bir araya getirmemiz gerekir. Aynı şekilde standartlar konusunda da bilgimizi, çeşitli meslek topluluklarının dikkatini belge konularına çekecek seviyeye getirmemiz gerekmektedir.

Standart Gelişimi Konularına Genel Bakış

RIM standartları gelişimi günümüzde iki yöntemden biriyle olmaktadır. Ya gayrıresmî olarak meslekî birlikler veya ilgili kişi ve kurumlar aracılığıyla, ya da resmî olarak, ANSI veya ISO benzeri yetkili kurumların standartlarını uygulayarak.

Gayrıresmî Standart Gelişimi.

Bir standart çoğu zaman, bir meslek içinde geniş çaplı olarak yaşanan bir zorluk veya sorun dolayısıyla resmî bir konum belirleme ihtiyacı sonucunda ortaya çıkar. Örneğin Kodlanmış Arşiv Tanımı’nın (EAD) gelişimi 1993’te California-Berkeley Üniversitesi kütüphanesinde, makinelerin okuyabildiği araştırma araçları için bir harici kodlama standardının olabilirliğini araştıran bir proje olarak başlamıştı. 1999’a gelindiğindeyse internet erişiminin giderek yaygınlaşması sonucunda arşiv programlarının bilgisayar teknolojisi kullanmaya yönelmesiyle beraber bir standart olarak kabul görüyordu. Resmî standart süreci izlenmemiş olmasına rağmen, arşiv dünyasında standart olarak kabul edildi. Açık Arşiv Bilgi Sistemi gibi gayrıresmî olarak geliştirilmiş bazı standartlarsa başlangıçta standart olarak geliştirilmiş olmamalarına rağmen zamanla ISO sürecinden geçmiş ve artık resmî bir ISO standardı olmuşlardır. Bunlardan bahsetmek önemlidir, çünkü ortaya çıkan ürünler, elektronik belge alanında resmî standartların gelişimini de etkilemiştir.   

Resmî Standart Gelişimi.

Resmî bir standart gelişimi, projenin başlangıcından onay ve yayımına kadar belli prosedür ve uygulamalara uyulmasını gerektirir.

Bu sürecin kilit noktaları şunlardır:

Açıklık.

Katılım, ABD dahilinde ilgilenen, söz konusu aktiviteden doğrudan ya da maddi açıdan etkilenen herkese açıktır.  

Denge.

Her çalışma için dengeli bir ekip oluşturulmalıdır. Kamu ve özel sektörler, devlet, ayrıca ticari ve profesyonel topluluklar temsil edilmelidir.

Fikir birliği.

Süreç boyunca fikir birliğine varılması vurgulanır. Tam bir fikir birliğine varmak için özel çaba gösterilmez, ancak çoğunluğun fikir birliği teşvik edilir. (*** burada ne denmek istediğini pek çözemedim, ifade biraz bozuk***)

Uygun Süreç.

Standartlar kamunun niceleme ve yorumlarına açılır ve bir itiraz süreci vardır.

Analiz

DRCP projesi, resmî bir standartla sonuçlandı. Bu projede, ARMA SDC’nin tüm standart geliştirme projelerinde takip ettiği süreç takip edildi. Tüm resmî standart geliştirme projeleri, çalışma kollarının ve incelemelerin geniş çaplı olacağı ve konuya ilgi duyan herkesi kapsayacağı şekilde ortak olmakla beraber, DRCP bilhassa arşivcilik dünyasının ilgisine odaklı bir çaba göstermiştir. Bu bir ölçüde başarılmıştır. Aşağıda projenin üzerine eğildiği belli başlı konular ve her biri hakkında bazı son yorumlar vardır.

Sayısal koruma ve dönüştürme süreciyle ilişkisi.

Sayısal dönüştürme süreci, teknik bir süreçtir. Sayısal belge dönüştürme süreciyse hem teknik, hem prosedürel bir süreçtir. Arşiv ve belge yönetimi külliyatı dönüştürmeyi bir koruma stratejisi olara kele alır ama teknik sürecinden pek bahsetmez. Aynı şekilde, bilgisayar bilimi külliyatı da süreçten bahseder, ancak belgenin doğruluğunu garantilemek için gereken süreçsel unsurlardan bahsetmez.

Terminoloji.

Terminoloji, elektronik belge yönetim süreçleri ve standart gelişiminde kritik bir konu olmaya devam etmektedir. Proje, terminoloji konusunu ele alırken hem basılı kaynaklardan, hem de InterPares gibi güncel elektronik belge projelerinden ve diğer resmî standart ve modellerden yararlanmıştır.

Arşivleme gereksinimleriyle dönüştürme sürecini bir araya getirecek bir metodolojinin geliştirilmesi.

Sayısal dönüştürmenin teknik süreciyle arşivlemenin kavramsal konularını entegre edecek bir metodolojinin geliştirilmesi gereği, proje çalışmalarının büyük bir bölümünü oluşturdu. Çalışma kolu üyeleri tarafından kapsamlı bir kalıp geliştirildi. Bu aracın elektronik arşivlemeye yönelik diğer projelerde ne derece kullanılabilir olacağı tartışmaya açık olsa da, bu kalıp hem sorunların anlaşılması, hem de standart taslağının oluşturulması açısından son derece faydalı olmuştur.

Dönüştürme gereksinimlerinin uygulanması.

Dönüştürme gereksinimlerinin uygulanması, bir dizi karara bağlıdır. Örneğin: belgelere değer biçilmesi, yasal geçerlilik, maliyet, risk seviyesi ve risk toleransı ve teknolojik gereksinimler. Bu kararlar, kurumsal iş ve risk değerlendirmesi sürecinin bir parçasıdır.

Diğer elektronik belge yönetimi standartları ve en iyi uygulamalar geliştikçe, onları da belirli bir bağlam ve kurumsal yapılanma çerçevesine oturtmak gereği doğacaktır. Böylece arşivleme gereksinimleri bir ihtiyaç ve rutin olarak görülecek, dolayısıyla desteği hak ettiği anlaşılacaktır.

Standart geliştirme süreçleri.

RIM standart geliştirme süreçlerinin bilişim teknolojisi planlama ve yapılanması bakımından giderek daha ortak, esnek ve kurumsal kararlara dahil olması gerekecektir. Arşivleme, sürdürülebilir bir aktivite olmalıdır. Bu da ancak kurumun dahili yapısına entegre olmasıyla sağlanabilir.

 

Yorum Yaz
Arkadaşların Burada !
Arkadaşların Burada !